Журнал инструктажа по охране труда

В современном мире охрана труда становится все более актуальной темой. Каждая организация обязана не только проводить инструктажи по охране труда , но и фиксировать их проведение на бумажном носителе.

Каждый работодатель обязан регистрировать любой вид инструктажа по охране труда. Электронный документооборот в регистрации инструктажей по охране труда запрещен. В данной статье мы рассмотрим рекомендации как вести журнал регистрации инструктажа, надо ли его прошивать, нумеровать, как закрыть документы для эффективного ведения учета и обеспечения безопасности труда.

Форма регистрации инструктажей по охране труда.

В соответствии с п.88 Правил обучения по охране труда, утвержденными Постановлением правительства №2664 форма документирования инструктажа по охране труда выбирается и утверждаются работодателем. Единой формы нет. Работодатель выбирает самостоятельно что в рамках его предприятия удобнее оформить и вести: журнал, личную карточка инструктажа, листы обучения и т.д.

Не важно в какой форме вы приняли решении вести документирование инструктажа. В любом случае для каждого работодателя эта форма является важным документом, который подтверждает проведение инструктажей по охране труда (вводных и на рабочем месте).

Можно ли продолжить оформление инструктажей в журнале?

Да, можно. Но обратите внимание, что с 01.09.2022 года изменились сведения, которые необходимо отразить при регистрации инструктажа. Вы можете по-прежнему проводить регистрацию журналах вводного инструктажа и на рабочем месте. Но старый журнал нужно закрыть, передать на хранение в архив или ответственному лицу вашей организации и завести с 01.09.2022 года новый. Отдельно следует завести форму регистрации целевого инструктажа, например журнал регистрации целевого инструктажа. Так как в соответствии с новыми правилами обучения по охране труда целевой инструктаж не относится к инструктажам на рабочем месте, то его фиксация по старинке в журнале регистрации инструктажей на рабочем месте будет нарушением.

Какая информации вносится в форму регистрации инструктжаей по охране труда?

В соответствии с п. 86. новых Правил обучения по охране труда с 01.09.2022 года при регистрации проведения вводного инструктажа по охране труда указывается следующая информация:

• дата проведения вводного инструктажа по охране труда;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, прошедшего вводный инструктаж по охране труда;
• профессия (должность) работника, прошедшего вводный инструктаж по охране труда;
• число, месяц, год рождения работника, прошедшего вводный инструктаж по охране труда;
• наименование подразделения, в котором будет осуществлять трудовую деятельность работник, прошедший вводный инструктаж по охране труда;
• фамилия, имя, отчество (при наличии), профессия (должность) работника, проводившего вводный инструктаж по охране труда;
• подпись работника, проводившего вводный инструктаж по охране труда;
• подпись работника, прошедшего вводный инструктаж по охране труда.

В соответствии с п. 87. новых Правил обучения по охране труда с 01.09.2022 года при регистрации проведения по охране труда на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый), а также целевого инструктажа по охране труда указывается следующая информация:

• дата проведения инструктажа по охране труда;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, прошедшего инструктаж по охране труда;
• профессия (должность) работника, прошедшего инструктаж по охране труда;
• число, месяц, год рождения работника, прошедшего инструктаж по охране труда;
• вид инструктажа по охране труда;
• причина проведения инструктажа по охране труда (для внепланового или целевого инструктажа по охране труда);
• фамилия, имя, отчество (при наличии), профессия (должность) работника, проводившего инструктаж по охране труда;
• наименование локального акта (локальных актов), в объеме требований которого проведен инструктаж по охране труда;
• подпись работника, проводившего инструктаж по охране труда;
• подпись работника, прошедшего инструктаж по охране труда.

Форма регистрации инструктажей будь то журнал или лист обучения служит не только для контроля за прохождением работниками обязательных процедур, но и обеспечивает защиту работодателя при проверках со стороны государственных надзорных органов: прокуратура, ГИТ, СРО, ведомственные надзорные органы.

Если мы ведем журнал регистрации инструктажей нужно ли его шнуровать, как раньше?

В настоящее время нет установленного нормативными правовыми актами требований по шнуровке и нумерации страниц формы регистрации инструктажей по охране труда. Каждый работодатель в рамках систему управления охраной труда определяет правила оформления документооборота по инструктажам. Работодатель имеет право принять решение о необходимости нумерации и шнуровке журнала.

Как прошить журнал инструктажа по охране труда?

Чтобы безопасно и надежно прошить бумагу, следуйте следующим рекомендациям:

1. Подготовьте необходимые материалы. Для прошивки вам понадобятся специальные пружины (металлические или пластиковые), перфоратор для бумаги или специальное устройство для пробивания отверстий в бумаге.
2. Если журнал состоит из отдельных листов, разделите их на равные блоки, чтобы облегчить процесс прошивки. Если же журнал уже имеет отверстия, то сразу перейдите к шагу 4.
3. Пробейте отверстия. Используя перфоратор для бумаги или специальное устройство для пробивания отверстий в бумаге, проделайте дырочки вдоль края каждой секции. Расстояние между ними должно быть одинаковым и соответствовать размеру пружины, которую вы собираетесь использовать.
4. Вставьте пружину в отверстия, начиная с первой секции. Затем протяните её через все дырочки, обеспечивая крепкое и ровное соединение всех секций. Убедитесь, что пружина надежно фиксирует страницы и не раздвигается.
5. Закрепите пружину. После того как она протянута через все отверстия, закрепите ее, чтобы исключить возможность случайного отсоединения. Это может быть сделано, например, с помощью специального зажима или закручивания концов пружины.
6. Проверьте, что все страницы после завершения прошивки надежно закреплены и не смещаются. Убедитесь, что пружина не вызывает искривления или повреждения листов.

Внимание! Прежде чем дать работнику задание прошнуровать журнал, обязательно проинструктируйте его о порядке безопасного выполнения этой работы.

Как нумеровать журнал инструктажа по охране труда?

Нумерация журнала инструктажа по охране труда не является обязательной, но помогает вести четкий учет и контроль.

Как закрыть журнал инструктажа по охране труда?

Закрытие (окончание) журналов инструктажа по охране труда является важной процедурой, которая позволяет обновлять документацию и осуществлять архивирование старых записей. Чтобы корректно осуществить эту процедуру, рекомендуется следовать следующим шагам:

1. Определите сроки хранения: при закрытии журнала важно ознакомиться с требованиями вашей организации и законодательства относительно сроков хранения документации. Росархивом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Так для журнала инструктажа по охране труда этот срок не может быть менее — 45 лет.
2. Подготовьте акт закрытия журнала или протокол, в котором укажите основные детали, такие как наименование, даты, номера страниц, причина закрытия (окончания) и подписи ответственных лиц.
3. Архивируйте закрытые журналы. После составления акта (протокола) журналы должны быть архивированы в соответствии с установленными правилами и требованиями организации. Они могут быть сохранены, например, в специальных архивных ящиках, где они будут доступны для последующего контроля и проверок.
4. Обновите журналы. После закрытия (окончания) журнала необходимо обновить документацию и заменить его новым.

Заключение

Форма регистрации инструктажа по охране труда является неотъемлемой частью ведения документации по безопасности труда в рамках системы управления охраной труда в любой компании или предприятии. Правильное ее оформление являются важными аспектами для эффективного учета и обеспечения соблюдения требований охраны труда и защиты работодателя при несчастных случаях и проверках надзорных органов.